KPI là gì? Tầm quan trọng và cách sử dụng hợp lí nhất 2023

Có thể nhiều người đã nghe nói về thuật ngữ KPI và có kinh nghiệm trong việc áp dụng nó vào công việc. Tuy nhiên, sự khác biệt giữa việc chỉ làm theo và hiểu sâu về khái niệm này là rất lớn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp một cái nhìn chi tiết về KPI là gì? Tầm quan trọng và cách sử dụng hợp lí nhất 2023

KPI là gì? Tầm quan trọng và cách sử dụng hợp lí nhất 2023

1. KPI là gì?

KPI là viết tắt của từ “Key Performance Indicator” trong tiếng Anh, có thể dịch sang tiếng Việt là “Chỉ số hiệu suất chính”.

KPI là một loại đo lường quan trọng trong quản lý và đánh giá hiệu suất của một tổ chức, một dự án hoặc một cá nhân. Nó được sử dụng để đo lường mức độ hoàn thành của các mục tiêu hoặc tiêu chí quan trọng và cho phép người quản lý đánh giá xem mục tiêu đã đạt được đúng theo kế hoạch hay chưa.

2. Tầm quan trọng của KPI trong giai đoạn hiện nay

KPI là một yếu tố quan trọng hỗ trợ sự phát triển của công ty bạn vì có nhiều lý do sau đây:

– KPI giúp đo lường thành tựu hiện tại của mục tiêu hoặc mục tiêu chiến lược. Khi có các chỉ số này, bạn có thể xác định được mức độ hoàn thành của các mục tiêu và định hướng cho các hoạt động tương lai.

– Việc đo lường rõ ràng và chính xác giúp đưa ra quyết định nhanh chóng. Khi bạn đo lường các mục tiêu theo cách này, bạn có cơ hội nhìn thấy những sai sót và lựa chọn các quyết định để giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh hơn.

– KPI cung cấp cơ sở để quản lý đánh giá thành tích của các phòng ban và nhân viên, và từ đó đưa ra những khuyến khích phù hợp.

– Khi có những mục tiêu đo lường rõ ràng, đội nhóm có thể dễ dàng làm việc cùng nhau để đạt được những mục tiêu đó.

– KPI giúp xác định các chỉ tiêu có thể đo lường, từ đó việc đánh giá hoàn thành công việc trở nên cụ thể và dễ thực hiện hơn, giảm thiểu sự khác biệt và đưa ra các kiến nghị ít hơn.

3. Cách sử dụng KPI hiệu quả nhất

Để sử dụng KPI hiệu quả nhất, hãy xem xét các bước sau:

– Bước 1:Xác định mục tiêu và chiến lược

Đầu tiên, xác định mục tiêu và chiến lược của tổ chức hoặc dự án. Điều này giúp định hình các chỉ số KPI phù hợp với mục tiêu và tầm nhìn tổng thể.

– Bước 2: Lựa chọn KPI phù hợp

Chọn các KPI mà phản ánh những yếu tố quan trọng và đóng góp vào thành công của mục tiêu hoặc chiến lược đã đề ra. Hãy đảm bảo rằng KPI đo lường được, định lượng và có khả năng đo trong thời gian thực.

– Bước 3Xác định mục tiêu và tiêu chí đo lường

Đặt mục tiêu cụ thể cho từng KPI và xác định các tiêu chí đo lường rõ ràng. Điều này giúp xác định được tiến trình và sự tiến bộ của mục tiêu.

– Bước 4: Thu thập và phân tích dữ liệu

Thu thập dữ liệu liên quan đến KPI theo thời gian và phân tích nhanh chóng để đánh giá hiệu suất và sự tiến bộ. Sử dụng công cụ và phần mềm phù hợp để thu thập và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả.

– Bước 5: Theo dõi và đánh giá thường xuyên

Theo dõi và đánh giá một cách thường xuyên để xác định sự thay đổi và điều chỉnh cần thiết. Điều này giúp bạn có khả năKPI ng ứng biến nhanh chóng và thực hiện các biện pháp cần thiết để đạt được mục tiêu.

– Bước 6: Đưa ra biện pháp cải thiện

Dựa trên phân tích KPI, đưa ra biện pháp cải thiện và thực hiện các hành động cần thiết để nâng cao hiệu suất và tiến độ. Điều này có thể bao gồm thay đổi quy trình, cung cấp đào tạo cho nhân viên, điều chỉnh mục tiêu, và thúc đẩy sự cải tiến liên tục.

– Bước 7: Giao tiếp và theo dõi

Giao tiếp thông tin về KPI và kết quả cho các bên liên quan để tạo sự hiểu biết và cam kết. Đồng thời, tiếp tục theo dõi KPI để đảm bảo rằng các chỉ số đang phản ánh chính xác và hỗ trợ quá trình đạt được mục tiêu.

Quan trọng nhất là KPI phải được tùy chỉnh và phù hợp với từng tổ chức và mục tiêu cụ thể. Nên theo dõi và điều chỉnh KPI theo thời gian để đảm bảo tính hiệu quả và phản ánh đúng sự tiến bộ của tổ chức.

Các công cụ bổ trợ cho việc thiết lập KPI

Hiểu rõ hiệu quả mà KPI mang lại cho doanh nghiệp không còn gì để tranh cãi. Chúng ta có thể sử dụng những công cụ hữu ích này để quản lý và đo lường hiệu suất công việc. Dưới đây là các bước cụ thể giúp bạn sử dụng KPI một cách hiệu quả trong hoạt động quản trị hiệu suất công việc của mình:

1. Xác định chiến lược kinh doanh

Hãy chuyển đổi các chiến lược định tính thành các chỉ số có thể đo lường được, từ đó xác định rõ chiến lược nào là quan trọng nhất và cần được ưu tiên để thực hiện trong tương lai. Sắp xếp các chỉ số theo một trật tự rõ ràng.

2. Bao gồm các khía cạnh quan trọng

Không thể bao quát mọi khía cạnh của kinh doanh trong KPI. Bạn cần xác định những khía cạnh cần tập trung bằng cách sử dụng phương pháp Balanced Scorecard. Phương pháp này giúp bạn xác định những khía cạnh cần đánh đổi để đạt được mục tiêu đã đề ra. Bốn khía cạnh quan trọng bao gồm: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, và học hỏi và phát triển.

3. Áp dụng chiến lược BSC vào OKR trong thực tế

Công cụ Balanced Scorecard có thể giúp bạn nhận diện các khía cạnh cần tập trung và thiết lập mục tiêu, phương pháp đo lường (KPI) và cách triển khai mục tiêu trong doanh nghiệp. Để áp dụng lý thuyết vào thực tế, bạn có thể tham khảo phương pháp OKR.

4. Sử dụng bảng điều khiển KPI để giám sát hiệu quả công việc

Sau khi xác định mục tiêu và phương pháp triển khai cụ thể, doanh nghiệp cần một công cụ trực quan để giám sát hiệu quả công việc, phát hiện các vấn đề phát sinh và thực hiện các điều chỉnh cần thiết khi có sự chênh lệch. Bảng điều khiển KPI cung cấp các chỉ số được hiển thị trực quan trong thời gian thực để doanh nghiệp có thể quản lý và đánh giá hiệu quả công việc.

Một số ví dụ về chỉ số KPI thường gặp trong doanh nghiệp

1. Chỉ số KPI về tài chính

– Lợi nhuận: Đây là một trong những chỉ số quan trọng nhất để đánh giá hiệu suất công ty.

– Chi phí: Đo lường hiệu quả và quản lý chi phí là yếu tố quan trọng trong tăng trưởng và lợi nhuận.

– Doanh thu so với mục tiêu: So sánh doanh thu thực tế với mục tiêu đã đề ra để đánh giá hiệu quả kinh doanh.

– Giá vốn hàng bán: Xác định tỷ suất lợi nhuận bằng cách tính toán chi phí sản xuất sản phẩm.

– Số ngày thu nợ trung bình (DSO): Đánh giá tình hình quản lý và thu nợ khách hàng.

– Doanh số theo vùng: Phân tích doanh số theo từng vùng để tìm ra yếu tố thành công và áp dụng kinh nghiệm đó cho các vùng khác.

– So sánh chi phí ngành với ngân sách: So sánh chi phí thực tế với ngân sách đã đề ra để kiểm soát tài chính.

2. Chỉ số KPI về khách hàng

– Giá trị khách hàng lâu dài (CLV): Đánh giá giá trị khách hàng trong thời gian dài và tìm cách duy trì mối quan hệ lâu dài.

– Chi phí thu hút khách hàng mới (CAC): Đo lường chi phí để thu hút khách hàng mới và đánh giá hiệu quả chiến dịch tiếp thị.

– Sự hài lòng và độ trung thành của khách hàng: Đánh giá sự hài lòng của khách hàng và khả năng duy trì mối quan hệ.

– Net Promoter Score (NPS): Đo lường khả năng khách hàng giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn cho người khác.

– Số lượng khách hàng: Theo dõi số lượng khách hàng để đánh giá tăng trưởng và khả năng thu hút khách hàng mới.

3. Chỉ số KPI về hoạt động

– Hỗ trợ khách hàng: Đánh giá hiệu suất hỗ trợ khách hàng qua việc phân tích số lượng thẻ hỗ trợ, thời gian giải quyết.

– Tỷ lệ sản phẩm lỗi: Đo lường tỷ lệ sản phẩm lỗi để đảm bảo chất lượng sản phẩm.

– Hiệu suất ngành: Đánh giá hiệu suất của doanh nghiệp qua việc đo lường sản xuất hoặc hoạt động trong ngành công nghiệp.

4. Chỉ số KPI về nhân sự

– Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc: Đánh giá mức độ hài lòng và chất lượng công việc để duy trì nhân sự ổn định.

– Tỷ lệ ứng cử cho vị trí tuyển dụng: Đo lường mức độ hấp dẫn và thu hút ứng viên cho các vị trí tuyển dụng.

– Sự hài lòng của nhân viên: Đo lường mức độ hài lòng và độ hài lòng của nhân viên để tăng cường sự hợp tác và hiệu suất làm việc.

KPI đã trở nên thân thuộc với mọi người. Đa số các doanh nghiệp hiện nay đều áp dụng KPI vào kinh doanh. Hy vọng với những kiến thức vừa rồi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về KPI. Đừng quên theo dõi Meweb để cũng đón xem nhiều bài viết thú vị khác nhé!

Cảm ơn các bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết của mình, hãy liên hệ Ngân Lê ngay khi bạn cần được giải đáp^^

Xem thêm:

PR là gì? Top 8 phương pháp PR hiệu quả nhất cho doanh nghiệp hiện nay

Push notification là gì? Các hình thức phổ biến nhất 2023 mà bạn nên tìm hiểu